¿Tienes problemas para organizar tu agenda y alcanzar a hacer todo lo que necesitas?, ¿Sientes que solo avanzas un poco aquí y otro allá pero sin resultados de verdad?. Ahora te voy a mostrar tres herramientas gratuitas con la que vas a poder conseguir tus objetivos de una vez por todas. Comencemos!!.
Que vas a aprender en este artículo.
- Todo tiene su tiempo
- Email – La gran pérdida de tiempo, si solo dependes de el.
- Trello – Organizando tus tareas
- Google Calendar – Una cosa a la vez
Todo tiene su tiempo
El Rey Salomón escribió alguna vez “Todo tiene su tiempo, y todo lo que se quiere debajo del cielo tiene su hora” (Eclesiastés 3:1) y cuánta verdad había en esas palabras, con razón llegó a ser considerado el hombre más sabio del mundo en su época.
El principal problema de los tiempos modernos es la falta de tiempo, al menos eso es lo que hemos querido creer, yo mas bien pienso que el gran inconveniente tiene que ver con no saber cómo organizar ese tiempo, si todos tenemos 24 horas y algunos parecen alcanzar sus metas y otros no, evidentemente hay algo diferente que podemos hacer para administrar en que invertimos los momentos de cada día.
Me costó años entender esto que te escribo y varios problemas de stress entre medio. Gracias a Dios ya hace un tiempo descubrí que solo necesitaba organizarme, definiendo mis prioridades y entendiendo que no puedo hacer todo lo que quiera en el espacio de tiempo que a mi se te ocurra, eso al final me terminaba dejando siempre una sensación de frustración y tener siempre algo pendiente.
Tu puedes definir tus propia forma de organización, yo solo te comparto la mía, pero quiero dejarte claro que no es la única, cada uno debe elegir lo que más le acomoda, lo importante es el resultado, más que la forma, vamos ahora con la primera herramienta.
Email – La gran pérdida de tiempo, si solo dependes de él.
El correo electrónico vino en su momento a cambiar el mundo y es muy interesante notar que a pesar de los cambios tecnológicos y evolución en la forma en que nos comunicamos, a nivel de trabajo sigue totalmente vigente. Es probable que se le haya atribuido una imagen de profesionalismo en comparación con Whatsapp, Facebook y otras herramientas de comunicación, que creo la verdad es totalmente merecida.
El principal problema con el email es que puede quitarte demasiado tiempo. Lamentablemente no siempre las personas tienen la buena costumbre de escribir “asuntos” descriptivos(incluso a algunos les da por escribir todo el contenido del correo en ellos, ¡que terrible!) y muchas veces no sabemos cuál mensaje recibido es más importante que el otro, sin embargo aquí hay algunas cosas concretas que puedes hacer para que esto deje de ser un problema:
Define máximo dos momentos del día para revisar tu email.
Se que esto suena un poco loco, pero salvo que sean correos de posibles ventas(para lo cual puedes tener activadas notificaciones) basta con mirar tu correo una vez en la mañana y una después de almuerzo. Si usas bloques de tiempo definido para esto verás que el correo deja de ser una pesadilla de interrupciones(hay estudios que indican que cuando tienes una interrupción te demoras 10 minutos en retomar la atención 100% a lo que estabas haciendo). Piensa en esto, si alguien tiene una verdadera urgencia, no te va a mandar un correo, te llamará por teléfono.
Repasa todos los correos y responde los más simples inmediatamente.
Lo que hago habitualmente es ir viendo los asuntos y mirando los correos que me parecen serán más simples de responder. Muchas veces bastará con un Ok o será algo que te tome menos de 5 minutos resolver, si ese es el caso contesta todos esos mensajes enseguida y vas a disminuir considerablemente tu bandeja de entrada.
De los emails que queden, define cuáles pueden esperar y cuáles son urgentes, luego atiendelos(siempre desde los más rápidos de resolver a los más complejos) o agendalos según el orden de urgencia. Para definir qué es realmente urgente una pregunta que puede ayudarte es, “¿Puede esta persona seguir trabajando mientras espera mi respuesta?”.
Trello – Organizando tus tareas
No todas las tareas llegan por correo. Hay muchas acciones que se requieren de tu parte, proyectos que tienes a futuro, mejoras que quieres hacer en algún momento, ¿hay alguna forma de llevar un registro de todas de manera ordenada ?
Trello, es una aplicación gratuita(también tiene una versión de pago pero es más que suficiente con el plan free) que te permite hacer un listado de tareas y organizarlo como si fuera un tablero con Post-it o similar, 100% online que funciona en tu computador y hasta tu teléfono. Hay personas que prefieren usar Asana o Evernote, quizá haya otra herramienta similar, la verdad es que probé varias de ellas y me quedo con trello, te voy a contar cómo la uso para que no haya más ideas sueltas dando vueltas por ahí.
Para comenzar a usar la aplicación debes registrarte en su página web, cualquier correo sirve, aunque puedes también hacerlo directamente con tu cuenta de google. No es el objetivo de este artículo hacer un curso de trello, pero veamos lo suficiente para que puedas comenzar a usar esta maravilla.
Como esta organizado trello
Los tres elementos principales de Trello son Tableros, Listas y Tarjetas. Un tablero es básicamente una pizarra donde se mostrarán las listas y tarjetas. Las listas corresponden al elemento de los tableros donde se agrupan las tareas. Y las tarjetas son las tareas que debes realizar. ¿Un poco enredado?, esta imagen del tablero que uso para somos aventureros te ayudará a clarificar todo.
Para organizar mi trabajo uso una metodología llamada SCRUM pero la simplifico más de lo normal. Básicamente creo tres listas una llamada “Para Hacer” que son mis tareas pendientes. “Haciendo” que corresponde a las actividades en las que estoy trabajando y “Hecho” que son mis tareas completadas. Como Trello se puede usar desde el celular, cuando me surge una idea o quiero recordar realizarlo en algún momento, simplemente lo anoto ahí para hacerlo cuando corresponda.
Google Calendar – Una cosa a la vez
Dejo lo mejor para el final. Aunque es cierto que podría parecer suficiente con Trello y el correo, al menos en mi caso sin esta última herramienta mis actividades diarias serían un total desastre. Hay muchas agendas virtuales y si quieres incluso puedes usar una física, a mi modo de ver calendar de google es la mejor opción. Es gratis, simple, se puede usar en cualquier dispositivo asociado a tu cuenta de gmail y te permite organizar tus actividades de forma efectiva.
Más allá de los temas técnicos, para poder alimentar tu agenda es importante que tomes aquellas tareas que tienes en trello en el ítem de “Para hacer” y le asignes un día y una hora. No estoy hablando de solo tener en tu calendario las actividades de tu negocio, también las del trabajo, personales y por supuesto familiares(para que quieres un trabajar por ti mismo. Cuando tu bloqueas ciertos espacios de tiempo para dedicarte a algo todo empieza a tomar forma. Antes de comprometerte con un cliente o incluso a salir con tu pareja debes mirar tu agenda, esto no se trata de hacerse el importante, sino de dedicar a cada persona en tu día a día el tiempo que realmente merece(no vale comprometerte con algo si no te va a alcanzar el tiempo).
Etiquetando todo
De forma práctica te sugiero que hagas categorías para las tareas(En trello puedes ponerle etiquetas de colores con nombre a cada tarjeta y en calendar también). Un ejemplo de categorías podría ser “Trabajo”, “Familia”, “Mi Negocio” y “Ocio”. Cuando uno empieza a ordenar las cosas que quiere hacer se da cuenta de cómo está usando realmente su tiempo, esto es un poco doloroso porque percibes que muchas veces tus prioridades no están bien. Se que en ocasiones te preguntas porque no estás avanzando en tu negocio y es altamente probable que estés dedicando demasiado tiempo al “ocio”, no es que eso sea malo en sí mismo pero si quieres obtener resultados debes invertir tiempo(eso aplica para tu relación de pareja, con los hijos o hasta para ir al gimnasio).
Como puedes ver, organizarse mejor es totalmente posible, si quieres aprender a fondo como hacerlo mira mi curso de productividad donde te doy todos los tips necesarios para ser 100% productivo.
¡¡A organizarse!!