Como monitorear el trabajo de tu equipo aunque esten todos teletrabajando

Monitorear el trabajo de tu equipo cuando vas a la oficina cada día ya es una tarea desafiante, ahora cuando la mayoría del planeta esta teletrabajando, gracias a iniciativas como la nueva ley de teletrabajo en Chile, aún más. Hoy voy a compartir contigo una técnica bastante útil para llevar ese proceso adelante.

• Que es SCRUM y como sirve para monitorear el trabajo de tu equipo
• Para Hacer, La lista de trabajo que puede ser interminable
• Haciendo, trabajo siempre en línea
• Hecho, hora de revisar los resultados de tu equipo

Que es SCRUM y como sirve para monitorear el trabajo de tu equipo

Yo vengo del mundo de la informática y en especial del desarrollo de proyectos de software y las páginas web, asi que es inevitable que eso influya en la forma que llevo adelante mis proyectos y los de mis clientes.

Como parte de lo que hago cada día, me toca monitorear el trabajo de mi equipo para ver como vamos avanzando en cada uno de los proyectos. Lo cierto es que ese es un trabajo que venía haciendo buena parte del tiempo a distancia mucho antes de esta pandemia, gracias a Dios tengo la bendición de poder hacerlo y esto del coronavirus solo vino a consolidarlo.

Una de las técnicas que usamos para hacerlo es SCRUM, esto es un termino bastante amplio y mucho más estricto que lo que voy a compartir contigo, pero lo cierto es que decidí simplificarlo para poder adaptarlo a las realidad de mi equipo y tambien lo uso para auto gestionar mi trabajo.

SCRUM, es una metodología de desarrollo ágil que busca enfocar el trabajo en tareas concretas, que deben ser desarrolladas de principio a fin, revisadas y liberadas. Seguro puedes encontrar por ti mismo una definición más técnica en Google, pero para los efectos de lo que voy a contarte creo que eso basta y sobra. Sigue leyendo 👇

Para Hacer, La lista de trabajo que puede ser interminable

En primer lugar debes saber que esto lo puedes ejecutar en una hoja de papel o una pizarra, pero yo recomiendo usar trello u otra herramienta similar, porque al ser online todos los miembros del equipo pueden mantener al día la información. Puedes saber más sobre Trello en el episodio 48 de mí podcast emprendedores online.

SCRUM se divide para esta técnica de monitorear el trabajo de equipo en 3 bloques, imagina esto como una columna en tu pizarra que lleva el titulo “Para Hacer”, en la cual pondrás todas las actividades que deben ser realizadas en algun momento para llevar adelante un proyecto. Sería algo asi como esta imagen de Wikipedia, con el título de columna “To do”

Esta lista siempre debiera tener cosas pendientes, de hecho eso significa que sigues teniendo trabajo para hacer lo que siempre es una buena noticia. Ahora si tu pizarra es para un proceso específico el objetivo sería ir limpiando todo lo que este en esta columna.

Haciendo, trabajo siempre en línea

Listo, ya sabemos todo el trabajo pendiente, el tema es que esa lista por si sola ya puede ser causa de stress, entonces ahora aparece la necesidad de aprender a priorizar y enfocarse en una tarea al mismo tiempo. Todo esto que te estoy contando, lo explico con mucha claridad en mí video curso de productividad.

La segunda columna sería “Haciendo”, la idea de esta lista es ir moviendo a ella, las tareas de la lista “Para Hacer” que vayamos a ejecutar, una buena idea sería tener la lista de “Para Hacer” ordenada segun vayamos a irlas trabajando.

De esa manera, si tú como jefe quieres saber en que estan trabajando las personas de tu equipo o incluso, como me pasa a mí, trabajas en proyectos para diferentes clientes y no quieres perder el hilo de en que etapa te encuentras, con una sola mirada sabes lo que esta pendiente y en que estas trabajando.(De paso creo que si necesitas enfocarte te va a interesar egg timer, un temporizador online más que interesante.

Hecho, hora de revisar los resultados de tu equipo

Revisar es importante, si eres el Jefe tienes que probar o validar lo que las personas de tu equipo han hecho, no es que no confíes en ellos, sino que debes saber que realmente se ha cumplido el objetivo, no es la idea que las fallas las detecte tu cliente.

Ese proceso de control de calidad es más complejo si debes autogestionarte, porque uno suele ser poco objetivo, asi que si tienes a alguien más que pueda hacerlo como usuario del producto o servicio mucho mejor.

Todas las cosas que deban pasar por ese control de calidad tienen que estar en una lista llamada “Hecho” o “Terminado”. Se asume que quien ponga una tarea en esa lista, está diciendo que está realmente terminado y probado su trabajo. Desde esa lista puedes volverlo a “Para hacer” en caso de que haya comentarios y el ciclo vuelve a empezar.

Este simple método me ha salvado la vida como lider de equipo y tambien para atender a mis clientes. Comparto esto y muchos más consejos que te pueden ayudar a mejorar tu rendimiento en mi curso de productividad.

Como siempre espero que este articulo sea de bendición para ti, ya sabes lo que tienes que hacer, ahora es tu turno de ponerlo en práctica y como siempre digo “Dios nos hace con sueños y las herramientas para alcanzarlos”.

Un abrazo.